<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://q.quora.com/_/ad/af578c3a18584b71b3aeccbd2f2165fd/pixel?tag=ViewContent&amp;noscript=1">
TOPdesk voor verkiezingen

De verkiezingen onder controle met TOPdesk

Alle vragen geregistreerd op één plek

Binnenkort is het weer zover: we mogen gaan stemmen! Voor ons betekent dit dat we een kruisje moeten zetten, maar voor gemeenten komt er veel meer bij kijken. Stembureaus inrichten, vrijwilligers werven, materiaal regelen. Niet gek dat er af en toe iets misgaat. Potloden raken op, vrijwilligers zitten zonder lunch, stembureaus zijn niet op tijd open.

Bij de gemeente Den Haag hebben ze een bijzondere stap gezet om alles op hun maar liefst 250 stembureaus soepel te laten verlopen. Met een specifiek ingerichte TOPdesk-software zorgen zij ervoor dat alles wat misgaat snel wordt verholpen.

“Een tijdelijke speciale verkiezingsservicedesk registreert meldingen in TOPdesk. Via onze intuïtieve kennisbank worden deze meldingen snel doorgezet naar de juiste oplosgroep. Zo zorgen we ervoor dat vrijwilligers en stemmers snel door kunnen gaan met de verkiezingen.” Steven de Graaf, Projectmedewerker Unit Verkiezingen bij de gemeente Den Haag, weet hoe het er aan toe kan gaan. Wij spraken hem over het gebruik.

Gemeente Den Haag & TOPdesk

Sinds wanneer gebruiken jullie TOPdesk tijdens verkiezingen voor de afhandeling van meldingen?

“Wij hebben de software ingezet bij de afgelopen drie verkiezingen: de Tweede Kamerverkiezingen van 2017, de gemeenteraadsverkiezingen van 2018 en het bijhorende referendum. We gaan TOPdesk nu gebruiken voor de Provinciale Staten- en Waterschapsverkiezingen en straks ook voor de Europese verkiezingen van 2019.”

Hoe verloopt het meldingenproces van aanmelden tot afhandelen?

“Stembureauvoorzitters kunnen bellen of chatten met onze Helpdesk Algemeen. Hier komen alle meldingen uiteindelijk binnen. Bij de Helpdesk Algemeen proberen we gelijk zoveel mogelijk af te handelen. Kan dat niet? Dan zet de Helpdesk deze meldingen door. Dat gebeurt aan de hand van categorieën. Zo is er een categorie materialen of een categorie bemensing. Elk onderdeel van de backoffice pakt een specifieke categorie op.

De verhuizer pakt bijvoorbeeld alles op met de categorie materialen en stembureaus. Helpdeskspecialisten pakken alles op met bemensing. Zo hebben we een vijftal verschillende afdelingen die allemaal aangesloten zijn op TOPdesk en die pakken allemaal de meldingen op die voor hun relevant zijn.”

Hoeveel meldingen worden er op een verkiezingsdag gemaakt?

“Rond de 1000 meldingen.”

Wat zijn de drie meest voorkomen meldingen?

“Ten eerste: iets is niet geleverd. Dus bijvoorbeeld potloden, een stemhokje, eigenlijk van alles. Ten tweede: een persoon is niet komen opdagen. En tot slot, een van de klassiekers, “Waar blijft mijn lunchpakket?”

Wat zijn volgens jou de voordelen van TOPdesk tijdens verkiezingsdagen?

“Er zijn voor ons twee heel belangrijke voordelen van TOPdesk als verkiezingstool. Ten eerste dat alles op één overzichtelijke plek terecht komt. En ten tweede: dat iedereen juist zijn eigen omgeving heeft met daarin de relevante meldingen voor die afdeling.

Je hebt dus een groter geheel waarin alle meldingen binnenkomen en waarin je het overzicht houdt. Vanuit de controlekamer kijken wij welke meldingen hier binnenkomen en of alles wordt opgepakt. Binnen dat geheel heeft iedereen vervolgens zijn eigen omgeving waarin ze hun taken afhandelen. Dat is voor ons de kracht van de software.”

"Het registreren van meldingen helpt ons ook bij de evaluatie van een verkiezingsdag. Zo kijken we hoe we TOPdesk nog beter kunnen instellen om het de volgende keer nog makkelijker te maken voor de Helpdesk Algemeen."

VerkiezingsTOPdesk

Wij houden ervan om slimme oplossingen te delen met andere organisaties. Daarom bieden wij een speciale VerkiezingsTOPdesk aan voor alle gemeentes. Dit is een compleet ingerichte tool met daarin een SelfServicePortal voor de vrijwilligers waarmee zij snel en gemakkelijk al hun vragen, opmerkingen en klachten kunnen aanmelden.

Deze Portal is uiteraard mobiel te benaderen. We zorgen er ook voor dat er accounts en groepen zijn voor behandelaars zodat zij duidelijk zien wat er moet gebeuren. Daarnaast worden veelvoorkomende vragen opgenomen in het kennissysteem zodat deze snel opgelost kunnen worden. Tot slot leveren wij uitgebreide rapportages waarmee je de volgende verkiezingen nog beter laat verlopen.

Webinar & Contact

Wij leveren een tijdelijke, volledig ingerichte cloudomgeving die direct kan worden gebruikt. Installatie of consultancy is dus niet nodig!

Wil je meer weten? Kom naar onze webinar waar we onze ‘TOPdesk voor verkiezingen’ toelichten. Hier is ook ruimte voor het stellen van vragen.

Aanmelden voor de webinar

Wil je contact met een verkiezingsspecialist? Vul dan het formulier in.

Contact over VerkiezingsTOPdesk